Vous savez à peu près combien de devis vous avez envoyés ce mois-ci. Savez-vous combien d’argent attend encore une réponse, et quelle part de cette somme a une chance réelle d’arriver sur votre compte ?
La plupart des dirigeants qui vendent sur devis répondent à la première question de tête et à la seconde au jugé. Les devis partent, certains reviennent signés, d’autres disparaissent sans bruit. Tant que personne ne compte ce qui attend, le chiffre d’affaires en suspens reste une impression.
Les guides sur le sujet commencent souvent par l’outil : un modèle de tableau, un logiciel. Ici, l’outil arrive à la fin. Vous verrez d’abord ce qu’est vraiment un devis en attente, ce qu’il faut noter pour chacun, les 4 chiffres qui comptent, puis comment choisir entre tableur, logiciel de devis et CRM.
Comment faire le suivi des devis en attente ?
Notez chaque devis dès son envoi dans un tableau unique : client, montant, date d’envoi, date de validité, statut et prochaine action datée. Revoyez-le chaque semaine et classez en perdu tout devis expiré sans réponse. Surveillez ensuite 4 chiffres : montant en attente, ancienneté, taux de transformation et délai de signature.
Le reste de cet article détaille chacun de ces points. Si votre question porte surtout sur le moment et la manière de relancer, l’article sur comment relancer un devis sans réponse y répond en détail. Celui-ci s’occupe de ce qui vient avant : savoir quels devis relancer, et ce que l’ensemble vous apprend.
Combien de chiffre d’affaires dort vraiment dans vos devis ?
Le montant total de vos devis en attente est le premier chiffre que l’on regarde, et souvent le plus trompeur.
Prenons une entreprise qui installe des systèmes de vidéosurveillance pour des commerces. Son tableau affiche 23 devis en attente, à 3 400 € en moyenne, soit 78 200 €. Le dirigeant voit ce montant comme une réserve de travail pour les mois qui viennent.
Triez maintenant ces 23 devis par ancienneté. 5 ont été envoyés il y a moins de 7 jours, pour 17 000 €. 8 attendent depuis 8 à 30 jours, pour 27 200 €. Les 10 derniers dorment depuis plus de 30 jours, pour 34 000 €, soit 43,5 % du total.
Ce dernier bloc pèse lourd, et il a très peu de chances de signer. Level, un éditeur américain de logiciels financiers pour les entreprises du bâtiment, a analysé 438 000 devis émis par plus de 2 200 entreprises. Ses données montrent que les devis acceptés le sont en 2 jours médians, alors que les devis perdus traînent 29 jours médians avant d’être considérés comme tels. 49 % des devis perdus ne sont d’ailleurs classés perdus qu’au-delà de 30 jours.
Un montant en attente ne veut rien dire tant qu’il n’est pas trié par ancienneté. Dans notre exemple, la réserve crédible tient plutôt dans les 44 200 € des devis de moins de 30 jours, et encore, pas en totalité.
Ces chiffres viennent d’entreprises américaines de travaux, avec des devis souvent modestes. Un devis de rénovation à 60 000 € ou un contrat B2B qui passe par un comité de direction se décide plus lentement. Le principe tient pourtant partout : plus un devis vieillit sans signe du client, plus il s’éloigne de la signature. Vos propres délais, que vous verrez plus bas, vous diront à partir de quand un devis devient suspect chez vous.
Qu’est-ce qu’un devis en attente, exactement ?
La question paraît évidente, et c’est justement parce que personne ne la pose que les tableaux de suivi gonflent avec le temps.
Un devis en attente est un devis que le client a reçu, qu’il n’a ni accepté ni refusé, et dont la durée de validité court encore. Le jour où la validité expire sans réponse, le devis sort de l’attente : il est perdu, ou il doit être réémis. Sans cette règle, un devis de mars reste « en attente » en septembre et fausse tous vos calculs.
Cette durée de validité a aussi un fondement juridique. Le service public rappelle que le devis est une offre qui engage le professionnel dès que le client l’accepte, et liste la durée de validité de l’offre parmi les mentions attendues dans plusieurs secteurs. Si vos devis n’en indiquent pas, ajoutez-la : elle vous protège et elle donne une date de fin à votre suivi.
Pour que chaque ligne de votre tableau dise où en est la vente, 6 statuts suffisent :
- Envoyé : le devis est parti et vous n’avez eu aucun retour. C’est le statut qui demande le plus de vigilance, parce que le silence s’y installe sans prévenir.
- En discussion : le client a posé une question, demandé une modification ou une précision. Le devis vit, et vos chances sont nettement meilleures qu’en cas de silence.
- Décision datée : le client vous a donné une date à laquelle il tranchera. Vous notez cette date, et vous le rappelez ce jour-là.
- Gagné : le devis est signé. Il sort du suivi commercial pour entrer dans votre planning.
- Perdu : refus explicite, ou validité expirée sans réponse. Vous notez le motif quand vous le connaissez.
- Remplacé : une nouvelle version a été envoyée. L’ancienne sort des calculs, pour ne pas compter 2 fois le même projet, un piège que Count signale parmi les erreurs de calcul les plus courantes.
Quelles informations noter pour chaque devis ?
Un tableau de suivi trop maigre ne vous apprend rien, un tableau trop riche n’est jamais tenu à jour. 8 colonnes font l’équilibre.
- Le client et le projet. Un nom et quelques mots suffisent pour retrouver le dossier sans ouvrir le devis.
- La date d’envoi. Elle sert à calculer l’ancienneté. La date du devis fait partie des mentions minimales ; pour votre suivi, retenez le jour où le client l’a reçu.
- Le montant hors taxes. Il permet de hiérarchiser : un devis à 12 000 € qui dort mérite un appel avant 3 devis à 400 €.
- La date de fin de validité. C’est la limite au-delà de laquelle la ligne doit changer de statut, et un prétexte légitime pour reprendre contact.
- Le statut. L’un des 6 décrits plus haut, jamais un commentaire libre qui ne se compte pas.
- La prochaine action et sa date. « Appeler le 14 », « envoyer la variante sans option le 20 ». Une ligne sans prochaine action est une ligne qui sera oubliée.
- L’origine de la demande. Publicité, bouche-à-oreille, site internet, salon, apporteur d’affaires. Cette colonne relie vos devis à ce qui les a fait naître.
- Le motif de perte. Prix, délai, concurrent, projet abandonné, inconnu. Même approximatif, il révèle des tendances au bout de quelques mois.
La colonne origine est celle que presque personne ne remplit, et celle qui dit si votre publicité amène des clients ou des curieux. Sans elle, vous savez combien vous signez, sans savoir d’où viennent les demandes qui signent.
Quels chiffres surveiller dans votre suivi de devis ?
Une fois le tableau tenu, 4 chiffres suffisent pour savoir où vous en êtes. Ils rejoignent la logique de tout indicateur de performance : peu nombreux, calculés toujours de la même façon, suivis dans le temps.
Le montant en attente, par tranche d’ancienneté
Découpez ce montant en 4 tranches. Chacune appelle une action différente.
| Ancienneté | Ce que ça signifie | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| 0 à 7 jours | Période où se décident la plupart des devis gagnés | Vérifier la bonne réception, répondre vite aux questions |
| 8 à 30 jours | Le client hésite, compare ou attend un financement | Relancer, obtenir une date de décision |
| Plus de 30 jours | Chances faibles, sauf projet long connu | Dernier contact, puis classer si rien ne bouge |
| Validité expirée | Le devis n’engage plus rien | Passer en perdu ou réémettre à jour |
Les bornes de 7 et 30 jours conviennent à beaucoup de métiers de service. Ajustez-les à votre délai de signature réel, dès que vous l’aurez mesuré.
Le taux de transformation, calculé sur tous les devis
C’est le chiffre le plus cité, et le plus souvent mal calculé. Reprenons l’entreprise de vidéosurveillance. Sur le dernier trimestre, 48 devis sont arrivés au bout de leur validité : 15 signés, 8 refusés, 25 restés sans réponse.
Si le dirigeant ne compte que les devis tranchés, il obtient 15 sur 23, soit 65 %. S’il compte tous les devis, il obtient 15 sur 48, soit 31 %. Calculé sur les seuls devis tranchés, votre taux de transformation cache tous les silences. Le second chiffre décrit ce qui se passe vraiment.
Calculez-le aussi en montant : 10 devis signés sur 30 n’ont pas le même poids si les 10 sont les plus petits. Et comparez des devis dont la validité est terminée, pour ne pas mélanger des dossiers encore ouverts avec des dossiers clos.
Le délai de signature
Pour chaque devis gagné, notez le nombre de jours entre l’envoi et la signature, puis regardez la valeur du milieu, la médiane. Elle vous dit combien de temps vos clients mettent vraiment à décider.
Si votre médiane est de 6 jours, un devis sans nouvelles depuis 20 jours sort nettement de la norme et mérite un appel. Si elle est de 45 jours, parce que vous vendez des projets lourds, le même devis de 20 jours est encore jeune. Ce délai fixe vos propres seuils de relance, bien mieux qu’une règle générale lue ailleurs.
La part de devis sans réponse
Dans notre exemple, 25 devis sur 48 n’ont jamais obtenu de réponse, soit 52 %. Ce chiffre en dit plus sur votre activité que n’importe quel modèle de mail de relance.
Une part élevée de silences pointe souvent vers 3 causes : le devis arrive trop tard, il n’aide pas le client à décider, ou la demande n’était pas sérieuse. Aucune des 3 ne se règle uniquement en relançant davantage.
Les mêmes chiffres, par origine
Une fois la colonne origine remplie, recalculez le taux de transformation pour chaque source. Imaginez que les demandes venues du bouche-à-oreille signent à 55 % et celles venues de la publicité à 18 %. Le coût d’un client issu de la publicité n’a alors rien à voir avec ce que laisse penser le coût par demande, et c’est souvent là qu’un budget publicitaire se juge enfin sur ce qu’il rapporte.
Excel, logiciel de devis ou CRM : quel outil choisir ?
Le bon outil de suivi dépend surtout de votre volume de devis et de votre régularité.
| Outil | Ce qu’il fait bien | Ses limites | Pour qui |
|---|---|---|---|
| Tableur (Excel, Google Sheets) | Gratuit ou presque, adaptable à vos colonnes, calculs faits par vous | Aucune alerte si vous ne l’ouvrez pas, saisie manuelle en double | Petits volumes, dirigeant qui veut comprendre ses chiffres avant d’investir |
| Logiciel de devis et facturation | Statuts mis à jour à l’envoi et à la signature, relances programmables | Peu d’analyse par origine ou par motif de perte selon les logiciels | Artisans et services qui émettent beaucoup de devis courts |
| CRM | Historique des échanges, prochaines actions, suivi par commercial et par source | Demande une saisie régulière, sinon il se vide de son intérêt | PME avec plusieurs personnes qui vendent, cycles de vente longs |
Un tableur bien tenu fait le travail pour un volume modeste. Pour voir d’un coup d’œil les dates dépassées, la mise en forme conditionnelle d’Excel colore automatiquement les cellules selon une date, par exemple les prochaines actions déjà échues.
Les logiciels de devis rendent un vrai service au-delà d’un certain volume, parce qu’ils suppriment la double saisie et l’oubli. Ils ont une limite : ils savent qu’un devis attend, ils ne savent pas pourquoi. Le motif de perte et l’origine de la demande restent souvent à saisir par vous.
L’outil qui fonctionne est celui que vous ouvrez chaque semaine. Un CRM complet abandonné au bout de 2 mois vaut moins qu’un tableur de 8 colonnes consulté tous les lundis.
Comment tenir le suivi en 20 minutes par semaine ?
Un suivi tient dans la durée quand il a une place fixe dans l’agenda. Bloquez un créneau de 20 minutes, le même jour chaque semaine, et suivez toujours le même ordre.
- Triez par date de prochaine action. Les lignes dont la date est passée remontent en haut, ce sont les seules à traiter aujourd’hui.
- Traitez ces lignes une par une. Un appel, un message, une variante à envoyer. Pour le contenu et le rythme de ces messages, la méthode détaillée dans l’article sur la relance des devis sans réponse s’applique telle quelle.
- Donnez une nouvelle date à chaque ligne traitée. Un devis qui repart sans prochaine action retombera dans l’oubli dès la semaine suivante.
- Classez les devis expirés. Perdu avec un motif, ou réémis avec des prix à jour. Cette étape empêche le montant en attente de gonfler artificiellement.
- Une fois par mois, regardez les 4 chiffres. Montant par ancienneté, taux de transformation, délai de signature, part de silences. Notez-les pour voir leur évolution d’un mois à l’autre.
Quand un client vous dit qu’il va réfléchir, demandez-lui quand il pense trancher, et inscrivez cette date dans la colonne prochaine action. C’est la même logique qu’avec un client indécis : une réflexion sans échéance finit presque toujours en silence.
Que vous disent vos chiffres de suivi ?
Au bout de 2 ou 3 mois de suivi, vos chiffres commencent à raconter quelque chose. Voici les situations qui reviennent le plus souvent, et la piste qu’elles désignent.
Beaucoup de silences : le problème se situe souvent avant l’envoi du devis. Soit le devis arrive trop tard, soit il ne donne pas au client de quoi trancher, soit la demande était peu qualifiée. Repérer plus tôt les signaux d’achat et poser la question du budget avant de chiffrer évite de passer des heures sur des devis qui n’avaient aucune chance. Votre plan de prospection est l’endroit où se règle cette qualification.
Beaucoup de pertes pour motif prix signalent souvent un devis qui ne montre pas assez ce que le client obtient, un sujet de valeur perçue. Un délai de signature qui s’allonge mois après mois traduit souvent des objections que le devis ne traite pas.
Un bon taux de transformation avec un montant en attente qui fond est un autre signal. Vous signez bien ce qui arrive, mais il arrive trop peu de demandes. La priorité se déplace alors vers votre génération de demandes, en publicité, en référencement ou en recommandation.
Enfin, un écart fort entre les origines, comme dans l’exemple de la publicité à 18 %, dit que certaines sources vous coûtent du temps de chiffrage sans rapporter. Ces chiffres ont leur place dans votre tableau de bord marketing, à côté du coût de chaque demande.
Questions fréquentes sur le suivi des devis
Combien de temps un devis reste-t-il en attente ?
Au maximum jusqu’à la fin de sa durée de validité, souvent fixée entre 15 jours et 3 mois selon les métiers. Dans les faits, les devis gagnés se décident vite : les données publiées par Level donnent 2 jours médians pour les devis acceptés. Mesurez votre propre délai pour savoir quand un devis devient suspect chez vous.
Faut-il compter les devis sans réponse comme perdus ?
Oui, une fois leur validité expirée. Les garder en attente gonfle le montant en suspens et rend votre taux de transformation trop flatteur. Classez-les en perdu avec le motif « sans réponse », ce qui vous permet aussi de suivre la part de silences d’un mois à l’autre.
Quel taux de transformation des devis viser ?
Il n’existe pas de référence française fiable et publique par métier. Les chiffres qui circulent sont rarement sourcés, ou calculés sur les seuls devis tranchés. Le repère le plus utile reste votre propre taux, calculé toujours de la même façon, et son évolution d’un trimestre à l’autre.
À partir de combien de devis faut-il un logiciel ?
Aucun seuil ne vaut pour tout le monde. Le bon signal est pratique : si votre revue hebdomadaire dépasse régulièrement 20 minutes, ou si des devis vous échappent malgré le tableur, un logiciel de devis ou un CRM a de bonnes chances de vous faire gagner plus de temps qu’il ne vous en coûte.
Suivre ses devis, et regarder le reste du chemin
Mettre en place ce suivi vous donnera, en quelques semaines, une vision de votre chiffre d’affaires à venir que peu d’entreprises de votre taille ont. C’est un travail modeste, sans achat obligatoire, et ses premiers enseignements arrivent vite.
Les devis ne sont pourtant qu’une étape de votre parcours client. Avant eux, il y a la façon dont on vous trouve et ce qui pousse quelqu’un à demander un prix. Après eux, il y a la réalisation, la facture, et ce qui fait qu’un client revient ou vous recommande. Le chiffre d’affaires peut s’échapper à chacun de ces endroits.
Alors, le suivi des devis est-il la première chose à améliorer chez vous, cette semaine ? La réponse dépend de l’endroit où votre chiffre d’affaires fuit réellement, et seuls vos chiffres, regardés de la première demande jusqu’à l’encaissement, permettent de le situer.
C’est l’objet du diagnostic que je propose à 200 € HT, remboursé si vous n’apprenez rien : repérer où se trouvent ces fuites chez vous, avec vos chiffres, et par quoi commencer. Voir le diagnostic
A bientôt,
Nicolas Favier
