Un mail de relance sert à obtenir une réponse de quelqu’un qui connaît déjà votre entreprise : un prospect qui a demandé un renseignement, un client qui a reçu votre devis, une société qui n’a pas réglé sa facture. On hésite souvent à l’envoyer, par peur de déranger ou d’avoir l’air de quémander, et les jours passent. Tant que vous n’avez pas posé la question clairement, une demande sans réponse reste une demande ouverte.
Vous trouverez ici ce que contient un mail de relance qui obtient une réponse, quand l’envoyer, 8 exemples à adapter selon la situation et le nombre de relances au-delà duquel il vaut mieux clore le dossier.
Qu’est-ce qu’un bon mail de relance ?
Un bon mail de relance est un message court, envoyé à une personne qui vous a déjà parlé, qui rappelle le contexte en 1 phrase, apporte un élément nouveau et pose une question unique à laquelle on peut répondre par oui ou par non. Il laisse aussi une porte de sortie, pour qu’un refus soit facile à écrire.
Ce que contient un mail de relance qui obtient une réponse
Les modèles publiés par les éditeurs de logiciels commerciaux, les cabinets de prospection et la CAPEB pour les artisans n’ont pas le même ton, mais ils reposent presque tous sur la même ossature. La voici, rubrique par rubrique.
| Rubrique | Ce qu’elle fait | Exemple |
|---|---|---|
| Objet | Dit de quoi il s’agit, avec le nom du projet ou de la demande | « Votre demande pour la cuisine de la rue des Lilas » |
| Rappel du contexte | Situe l’échange en 1 phrase : la date et le sujet | « Le 3 octobre, vous m’avez demandé un prix pour l’aménagement de votre cuisine. » |
| Élément nouveau | Donne une raison d’écrire aujourd’hui plutôt que la semaine dernière | « Une équipe se libère la semaine du 16 novembre. » |
| Question unique | Demande un oui, un non ou un choix entre 2 options | « Voulez-vous que je bloque cette semaine pour vous ? » |
| Porte de sortie | Permet de dire non sans gêne | « Si le projet est reporté, un mot suffit, je classe le dossier. » |
L’élément nouveau est la rubrique qu’on saute le plus souvent, et c’est elle qui fait la différence. Un message qui se résume à « je me permets de revenir vers vous » demande au lecteur de faire tout le travail : retrouver le premier mail, se souvenir du sujet, trouver quoi répondre. Une date qui se libère, une option ajoutée au chiffrage, une réponse à la question posée lors du rendez-vous : tout ce qui change la situation du client justifie une relance. S’il n’y a vraiment rien de nouveau, la date de validité du devis ou votre planning suffisent souvent.
La question unique compte autant. Quand un mail pose 3 questions, le lecteur se dit qu’il répondra plus tard, quand il aura le temps de tout traiter, et ce moment n’arrive jamais. Une question fermée se traite en 10 secondes, depuis un téléphone, entre 2 rendez-vous.
Reste la porte de sortie, qui paraît contre-intuitive. Sur un forum de particuliers qui font construire, un participant résume ce que beaucoup de clients pensent : « il est rare que la réponse (surtout négative) soit spontanée » (échange sur Forumconstruire). Les gens ne répondent pas non parce que c’est désagréable à écrire. En leur proposant de répondre en 1 mot que le projet est reporté, vous obtenez une information utile au lieu d’un silence.
Côté longueur, la plupart des modèles publiés tiennent en moins de 10 lignes, et le cabinet Sells recommande même 5 lignes au maximum. Un mail de relance se lit sur un téléphone : s’il faut faire défiler l’écran, il est trop long.
Quand envoyer un mail de relance ?
Les délais conseillés varient d’une source à l’autre, et aucune ne s’appuie sur une étude. Sells propose une première relance 2 à 3 jours après l’envoi, une deuxième à 7 jours et une dernière vers 14 jours. HubSpot conseille 3 à 5 jours ouvrés, puis 7 à 10 jours, puis 15 jours. Pour les devis, la CAPEB recommande aux artisans de relancer quelques jours après l’envoi, même si le devis mentionne une durée de validité. Le tableau ci-dessous reprend ces ordres de grandeur selon la situation.
| Situation | Première relance | Ensuite |
|---|---|---|
| Demande entrante restée sans suite après votre réponse | 2 à 3 jours |
|
| Après un rendez-vous ou un appel | À la date annoncée par le client, sinon 2 à 3 jours | Un appel si le mail reste sans réponse |
| Devis envoyé | Quelques jours après l’envoi, vers le tiers de la durée de validité |
|
| Facture impayée entre professionnels | Dès le lendemain de l’échéance |
|
| Prospect silencieux depuis plusieurs mois | Quand vous avez une vraie nouvelle à lui donner | Pas de série de relances |
Quand le client vous a donné une date, relancez à cette date. S’il vous a dit qu’il en parlerait à son associé lundi, relancer vendredi lui donne l’impression que vous n’avez pas écouté. La CAPEB insiste sur ce point : respecter le délai indiqué par le client, et attendre quelques jours s’il n’en a pas donné.
8 exemples de mail de relance selon la situation
Chaque exemple suit les 5 rubriques présentées plus haut. Les noms, dates et montants sont à remplacer par les vôtres, et la formule de politesse par celle que vous employez d’habitude avec vos clients.
1. Une demande restée sans suite après votre réponse
Prenons un organisme de formation qui a envoyé un programme à une entreprise intéressée, puis plus rien. Le programme est parti, la demande existe, il manque la décision.
Objet : Formation Excel pour votre équipe : 2 dates en novembre
Bonjour Madame Leroy,
Je vous ai envoyé le 2 octobre le programme de la formation Excel pour vos 6 assistants. En regardant nos plannings ce matin, 2 dates restent libres en novembre : le 13 et le 27.
L’une des 2 vous conviendrait-elle ?
Si le sujet n’est plus d’actualité, un mot suffit et je n’insisterai pas.
Bonne journée,
Julien
2. Un message de relance après un rendez-vous ou un appel
Après une visite ou un appel de découverte, le client a souvent dit ce qu’il comptait faire ensuite. Reprenez ses mots : c’est la meilleure preuve que vous l’avez écouté.
Objet : Votre jardin : l’option arrosage ajoutée au chiffrage
Bonjour Monsieur Garnier,
Lors de ma visite jeudi, vous m’aviez dit vouloir en reparler en famille ce week-end. J’ai ajouté au chiffrage l’arrosage automatique dont nous avions parlé, en option séparée pour que vous puissiez comparer.
Préférez-vous qu’on en discute par téléphone mardi ou mercredi ?
Bien à vous,
Sandrine
3. Un mail de relance après l’envoi d’un devis
La relance de devis par mail fonctionne mieux quand elle s’appuie sur une contrainte réelle : un délai fournisseur, un planning, une date de validité. Imaginons un menuisier qui a chiffré le remplacement de 4 fenêtres.
Objet : Devis fenêtres : la date limite pour une pose avant Noël
Bonjour Madame Petit,
Je reviens vers vous au sujet du devis n° 2026-118 envoyé le 25 septembre pour le remplacement de vos 4 fenêtres. Notre fournisseur annonce 6 semaines de fabrication : pour une pose avant Noël, la commande doit partir avant le 6 novembre.
Souhaitez-vous que je réserve la commande ?
Si le projet est repoussé au printemps, dites-le-moi et je vous recontacterai en février.
Cordialement,
Marc
Ce mail ne reprend pas le contenu du devis : le client l’a déjà. Le rythme complet des relances de devis, le moment où passer au téléphone et ce que le silence révèle sur le devis lui-même sont détaillés dans l’article sur comment relancer un devis sans réponse.
4. Un devis qui arrive à expiration
La fin de validité d’un devis donne une raison légitime d’écrire, sans rien réclamer. Le message propose de prolonger, ce qui rend service au client qui n’avait pas encore décidé.
Objet : Votre devis du 10 septembre expire vendredi
Bonjour Monsieur Benali,
Le devis pour la rénovation de votre salle de bains arrive à échéance ce vendredi 10 octobre. Si le projet tient toujours, je peux le prolonger de 30 jours aux mêmes conditions.
Voulez-vous que je le fasse ?
Bonne journée,
Karim
5. Un prospect silencieux depuis plusieurs mois
Après un long silence, rappeler l’ancien échange ne suffit pas : il faut une nouvelle qui concerne le prospect. Prenons un cabinet de recrutement qui avait discuté d’un poste au printemps.
Objet : Votre poste de technicien de maintenance
Bonjour Monsieur Morel,
Nous avions échangé en mars sur le recrutement d’un technicien de maintenance pour votre site de Vierzon. Nous venons de rencontrer 2 candidats avec ce profil, disponibles d’ici janvier.
Le poste est-il toujours ouvert ?
S’il a été pourvu entre-temps, je serai content de l’apprendre.
Cordialement,
Claire
6. La dernière relance avant de clore le dossier
Ce message annonce que vous arrêtez de relancer. Il obtient souvent une réponse, parce qu’il laisse au client le choix de la suite au lieu de lui demander une décision sur le fond.
Objet : Je classe votre dossier ?
Bonjour Madame Durand,
Sans nouvelles depuis mon dernier message, je pense que l’aménagement de vos bureaux n’est plus prioritaire en ce moment. Je classerai le dossier vendredi.
Préférez-vous que je le garde ouvert jusqu’à une date précise ?
Si le projet revient plus tard, il suffira de répondre à ce mail.
Bien cordialement,
Thomas
7. La confirmation d’un rendez-vous qui approche
Un rendez-vous pris 2 semaines à l’avance peut sortir de la tête du client. Un mail la veille ou l’avant-veille évite un déplacement pour rien.
Objet : Rendez-vous mardi 14 octobre à 10 h
Bonjour Monsieur Lambert,
Je vous confirme notre rendez-vous de mardi 14 octobre à 10 h, chez vous, pour le diagnostic de votre toiture. Prévoyez un accès aux combles, la visite dure environ 45 minutes.
Le créneau vous convient-il toujours ?
S’il faut le décaler, répondez avec le jour qui vous arrange.
À mardi,
Nathalie
8. Une facture impayée entre professionnels
La relance de facture obéit à des règles précises entre professionnels. D’après Service Public Entreprendre (page consultée en octobre 2026), les pénalités de retard courent dès le lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture et peuvent être appliquées sans rappel préalable. S’y ajoute une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, due une seule fois par facture. Ces règles concernent les factures adressées à des professionnels, pas aux particuliers.
Le premier mail reste amiable : un retard vient souvent d’un oubli ou d’une facture arrivée au mauvais service.
Objet : Facture F-2026-087 : échéance du 30 septembre dépassée
Bonjour Madame Roux,
La facture F-2026-087 de 1 840 € TTC, échue le 30 septembre, n’apparaît pas encore dans nos encaissements. Elle a peut-être été égarée : je vous la renvoie en pièce jointe, avec notre RIB.
Pouvez-vous m’indiquer la date de règlement prévue ?
Si le paiement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message.
Cordialement,
Service comptabilité
Si rien ne bouge 7 jours plus tard, la deuxième relance rappelle les pénalités de retard prévues sur la facture et l’indemnité de 40 €. L’étape suivante est la mise en demeure, envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception.
Combien de relances avant d’arrêter ?
Salesdorado conseille de s’arrêter après 4 à 5 tentatives, HubSpot parle de 3 à 5 relances en B2B. Pour une petite entreprise qui relance elle-même, 2 mails, 1 appel puis un dernier message qui annonce la clôture du dossier couvrent l’essentiel, à condition que chaque prise de contact apporte quelque chose de nouveau.
L’appel a une place à part dans cette série. Un mail peut finir dans les indésirables ou sous 50 autres messages, alors qu’un appel obtient une réponse dans la minute, même quand c’est un non. La CAPEB recommande d’appeler avec un numéro qui s’affiche : un appel masqué inspire de la méfiance. Si vous manquez vous-même beaucoup d’appels de clients, l’article sur la permanence téléphonique aide à trancher entre les solutions possibles.
Une réponse négative mérite aussi d’être creusée. Un client qui dit « c’est trop cher » ou « on va réfléchir » vous donne une objection à traiter, et les réponses possibles sont détaillées dans l’article sur les objections de vente. Pour repérer le client prêt à signer avant même de relancer, celui sur les signaux d’achat liste ce qu’il faut écouter.
Les erreurs qui font qu’on ne vous répond pas
La plupart des relances sans réponse ont un défaut visible à la relecture. En voici 5, repérées dans les modèles qui circulent et dans les échanges entre clients et artisans.
- Relancer sans rien de nouveau. « Je me permets de revenir vers vous concernant ma proposition » oblige le client à rouvrir le dossier pour comprendre ce qu’on attend de lui. Ajoutez une date, une disponibilité ou une réponse à une question qu’il avait posée.
- Renvoyer tout le dossier. Recopier le devis ou le programme dans le corps du mail le rend long et ne change rien : le client a déjà le document. Une référence et une date suffisent pour qu’il le retrouve.
- Poser plusieurs questions. Le lecteur remet sa réponse à plus tard, le temps de tout traiter. Gardez la question qui fait avancer et gardez les autres pour l’appel.
- Glisser un reproche. « Je n’ai toujours pas eu de retour » ou « malgré mes précédents messages » mettent le client en faute. Sur Forumconstruire, plusieurs particuliers disent mal vivre ce ton, et un client y explique qu’à ses yeux la date de validité passée sans réponse « valait réponse négative ». Pour lui, il n’y avait plus rien à dire.
- Confondre relance et prospection. Écrire à quelqu’un qui ne vous a jamais rien demandé relève de la prospection à froid, avec d’autres règles. Elles sont détaillées dans l’article sur le cold emailing.
Comment suivre vos relances sans en oublier ?
Combien de demandes reçues le mois dernier attendent encore une réponse, de votre part ou de celle du client ? Si la question vous oblige à fouiller votre boîte mail, un tableau de suivi vous fera gagner plus de réponses que n’importe quel modèle de message.
Un tableau partagé suffit pour commencer. Les tableaux de suivi proposés par les logiciels de devis reprennent en général les mêmes colonnes : le client, l’objet (demande, devis ou facture), la date d’envoi, le montant, la date de chaque relance et le statut (en attente, accepté, refusé, classé). Avec une date de prochaine relance sur chaque ligne, il suffit de trier la colonne chaque lundi matin pour savoir qui contacter. L’article sur le suivi des devis en attente détaille cette organisation, et celui sur le taux de transformation des devis montre comment en tirer un chiffre utile.
La plupart des logiciels de facturation, de devis et de gestion commerciale peuvent programmer des relances automatiques. C’est utile pour les factures, où le message change peu d’un client à l’autre. Pour un devis ou une demande, une relance automatique reste générique et le client le sent : gardez au moins la première relance écrite à la main. L’article sur l’automatisation du marketing aide à choisir ce qui peut l’être.
Les relances ne sont qu’une étape entre la demande et le paiement. Si vous voulez voir où les demandes de votre entreprise se perdent sur ce trajet, le diagnostic commence par un échange pour le cartographier. Voir le diagnostic
Questions fréquentes sur le mail de relance
Comment relancer poliment sans paraître insistant ?
Une relance paraît insistante quand elle répète la même demande sans rien ajouter. Apportez un élément nouveau, posez une question fermée et proposez une porte de sortie : « si le projet est reporté, un mot suffit ». Espacer les messages d’au moins quelques jours et respecter la date annoncée par le client fait le reste.
Quel objet mettre dans un mail de relance ?
Un objet qui nomme le projet et la raison du message : « Devis fenêtres : la date limite pour une pose avant Noël » plutôt que « Relance ». HubSpot conseille de rester sous 50 caractères pour que l’objet s’affiche en entier, notamment sur téléphone. Évitez « Relance » ou « Sans réponse » seuls, qui annoncent un reproche avant même l’ouverture.
Faut-il relancer par mail ou par téléphone ?
Les 2 se complètent. Le mail laisse une trace et permet au client de répondre quand il le peut, le téléphone obtient une réponse immédiate et lève les malentendus. Une série courante commence par un mail, passe au téléphone à la deuxième relance et se termine par un mail qui annonce la clôture du dossier.
Peut-on automatiser ses mails de relance ?
Oui pour les factures et les confirmations de rendez-vous, dont le contenu varie peu. Pour les devis et les demandes, l’automatisation sert surtout à vous rappeler quand relancer : le message lui-même gagne à être personnalisé, avec une référence à ce que le client vous a dit.
Un mail de relance qui obtient une réponse tient en quelques lignes : le contexte, un élément nouveau, une question fermée et une porte de sortie. Ce qui change d’une entreprise à l’autre, c’est la situation où la relance compte le plus.
Si vous vendez sur devis, comme un artisan ou une PME du bâtiment, le moment clé est l’approche de la fin de validité, et le délai fournisseur ou votre planning vous donnent l’élément nouveau. Regardez combien de devis envoyés en septembre n’ont reçu ni accord ni refus : chacun mérite un message.
Si vous recevez surtout des demandes par formulaire ou par téléphone, dans la formation ou les services à domicile, le risque se situe plus tôt : la demande à laquelle vous avez répondu une fois, puis plus rien. Le premier exemple de cet article est fait pour ce cas, et l’article sur le client indécis aide à comprendre ce qui le retient.
Si vous facturez d’autres entreprises, la relance amiable part dès le lendemain de l’échéance, et les pénalités comme l’indemnité de 40 € sont prévues par la loi : il n’y a pas à attendre pour les rappeler à la deuxième relance.
Pour voir ce que deviennent vos demandes, du premier contact jusqu’au paiement, le diagnostic commence par un échange pour cartographier ce parcours. Voir le diagnostic
A bientôt,
Nicolas Favier
