Par Nicolas Favier · Publié le
Un secrétariat externalisé permet de confier à une personne extérieure le travail administratif qui prend trop de votre temps.
Dans cet article, vous allez voir quelles tâches déléguer, combien d’heures prévoir, combien ça coûte, quel prestataire choisir et que lui demander avant de signer.
Un secrétariat externalisé, c’est quoi ?
Un secrétariat externalisé est un prestataire qui réalise à distance les tâches de secrétariat d’une entreprise : appels, agenda, courrier, saisie, factures, relances. Vous payez les heures travaillées ou un forfait, sans contrat de travail. La secrétaire travaille dans vos logiciels et suit vos consignes écrites, depuis ses propres locaux et sur son propre matériel.
Le prestataire peut être une agence avec une équipe, un réseau de secrétaires indépendantes ou une secrétaire indépendante que vous contactez en direct. Certains se spécialisent dans un métier, comme le médical ou le juridique, et facturent alors plus cher.
Secrétariat externalisé, télésecrétariat, permanence téléphonique : ce qui change
La permanence téléphonique décroche à votre place, prend le message et vous le transmet. Elle se paie à l’appel ou à la minute. Le télésecrétariat ajoute souvent la gestion de l’agenda et la confirmation des rendez-vous.
Le secrétariat externalisé va plus loin : il traite aussi les documents, les factures et les relances, et il se paie au temps passé. Quand vous demandez un devis, listez les tâches attendues : sous le même nom, un prestataire vend du téléphone, un autre de l’administratif.
Quelles tâches confier à un secrétariat externalisé ?
Les tâches qui se délèguent le mieux sont répétitives et se décrivent en quelques lignes de consignes. Les 5 familles, avec des exemples :
| Famille de tâches | Ce que la secrétaire fait pour vous |
|---|---|
| Téléphone et agenda |
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| Mails et courrier |
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| Documents et saisie |
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| Factures et relances |
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| Suivi commercial |
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La relance des devis est souvent la tâche la plus rentable à confier : c’est celle que vous abandonnez quand la semaine est chargée. Pour en fixer le rythme, appuyez-vous sur la méthode du suivi des devis en attente. Les messages à confier à la secrétaire sont dans l’article pour relancer un devis sans réponse.
Gardez pour vous ce qui engage l’entreprise : le chiffrage d’un devis, le choix d’accepter un chantier, les paiements et la signature des contrats. La secrétaire prépare les documents, et vous les validez avant leur envoi.
Une partie de la saisie peut aussi passer par un logiciel, comme le montre l’article sur les tâches à confier à l’intelligence artificielle dans le bâtiment : payer une secrétaire pour recopier des données revient souvent cher.
Combien d’heures déléguer ? Le relevé d’une semaine
Sans chiffre de départ, vous achetez un forfait au hasard. Le relevé se fait en 4 gestes :
- Notez chaque tâche administrative de la semaine, avec l’heure de début et de fin, sur une feuille ou dans un tableur.
- Additionnez le temps par tâche à la fin de la semaine.
- Marquez pour chaque tâche si elle se délègue, en entier, en partie ou pas du tout, avec les critères vus plus haut.
- Multipliez les heures déléguables de la semaine par 4,33, le nombre moyen de semaines dans un mois.
Choisissez une semaine ordinaire, sans congés ni clôture des comptes. Si vos tâches varient beaucoup d’un mois à l’autre, faites le relevé sur 2 semaines et prenez la moyenne. Pour décider des tâches à déléguer au 3e geste, la matrice d’Eisenhower aide à repérer celles qui sont urgentes mais peu importantes.
Prenons une entreprise de nettoyage de bureaux et de locaux commerciaux. Son dirigeant fait lui-même les visites de chiffrage et tout le travail administratif. Son relevé d’une semaine :
| Tâche | Temps sur la semaine | Se délègue ? | Heures déléguables |
|---|---|---|---|
| Répondre aux appels et noter les demandes de devis | 3 h | Oui, mais plutôt à une permanence téléphonique | 0 h (traité à part) |
| Mettre au propre et envoyer les devis après les visites | 2 h 30 | En partie : le chiffrage reste au dirigeant, la mise en forme et l’envoi se délèguent | 1 h 30 |
| Relancer les devis restés sans réponse | 1 h | Oui | 1 h |
| Émettre les factures et relancer les retards de paiement | 2 h | Oui | 2 h |
| Préparer le planning des équipes | 1 h 30 | Non : il demande de connaître les équipes et les clients | 0 h |
| Trier les mails et classer les documents (contrats, attestations) | 1 h 30 | Oui | 1 h 30 |
| Monter le dossier administratif des appels d’offres | 2 h | En partie : les pièces administratives se délèguent, le prix et le mémoire technique restent au dirigeant | 1 h |
| Total | 13 h 30 | 7 h |
Avec 7 h déléguables par semaine, l’entreprise de nettoyage a besoin d’environ 30 h de secrétariat par mois (7 × 4,33 = 30,3). Le téléphone sort du calcul : payer une secrétaire à l’heure pour attendre les appels coûte plus cher qu’une permanence payée à l’appel.
Le relevé montre aussi ce qui ne part pas chez la secrétaire : 3 h de téléphone, à confier à une permanence, et 3 h 30 qui restent au dirigeant (chiffrage, planning, prix des appels d’offres).
Si les heures récupérées partent ensuite dans d’autres tâches sans que vous le voyiez, l’article pour gagner du temps au travail chaque semaine propose une méthode pour les protéger.
Combien coûte un secrétariat externalisé en 2026 ?
Le prix dépend du mode de facturation, du type de tâches et du nombre d’heures. Les tarifs ci-dessous, hors taxes (HT), sont ceux affichés en octobre 2026, et vos devis peuvent s’en écarter.
À l’heure, au forfait ou à l’appel
- À l’heure : vous payez le temps réellement travaillé, relevé chaque mois. C’est le mode le plus courant pour l’administratif.
- Au forfait mensuel ou au pack d’heures : un volume fixe payé d’avance, souvent à un taux plus bas. Vérifiez ce que deviennent les heures non utilisées à la fin du mois.
- À l’appel ou à la minute : réservé à la partie téléphone. Les grilles sont détaillées dans l’article sur la permanence téléphonique.
Les tarifs affichés par 2 prestataires
| Prestataire et formule | Tarif affiché | Conditions indiquées |
|---|---|---|
| Officéo, service récurrent | 38 € HT de l’heure | À partir de 3 h par mois |
| Officéo, service ponctuel | 42 € HT de l’heure | Intervention sous 48 h au plus, pour un besoin isolé |
| Officéo, service expert | 50 € HT de l’heure | Tâches bilingues, juridiques ou de ressources humaines |
| 3h18 | À partir de 53 € HT de l’heure |
|
Officéo et 3h18 fonctionnent en réseau et annoncent un remplacement en cas d’absence. Pour situer ces tarifs, 3h18 indique sur la même page que certaines secrétaires facturent entre 55 et 70 € de l’heure. Comptez de 38 à 70 € environ par heure de secrétariat externalisé, plus haut pour une secrétaire spécialisée dans un métier.
Le budget de l’exemple
Pour les 30 h mensuelles de l’entreprise de nettoyage, le budget va de 1 140 € HT par mois au tarif récurrent d’Officéo à 1 590 € HT au prix d’entrée de 3h18. Au haut de la fourchette, à 70 € de l’heure, il atteint environ 2 100 €.
Reste à savoir ce que vous ferez des heures libérées. Si les 30 h servent à faire plus de visites de chiffrage, comparez le budget à la marge des chantiers qu’elles peuvent apporter. Si elles servent seulement à finir vos journées plus tôt, demandez-vous combien vous êtes prêt à payer pour ces soirées.
Le dirigeant peut aussi commencer par 2 tâches : les factures et les relances de devis, soit 3 h par semaine et 13 h par mois, environ 494 € HT à 38 € de l’heure. Il juge la qualité du travail sur 2 ou 3 mois avant d’ajouter le reste.
La TVA, un coût caché pour certaines activités
Les tarifs s’entendent hors taxes. Une entreprise qui facture elle-même la TVA la récupère, et le coût réel reste le montant HT.
Si votre activité est exonérée de TVA, vous ne la récupérez pas. C’est le cas des soins dispensés par les professions médicales et paramédicales réglementées, selon la documentation officielle des impôts.
Pour un cabinet de soins, une heure facturée 38 € HT par un prestataire soumis à la TVA coûte 45,60 € avec la TVA à 20 %.
Une secrétaire indépendante sous le régime de la franchise en base de TVA ne la facture pas. Pour un cabinet de soins, une indépendante à 42 € de l’heure, sans TVA, revient donc moins cher qu’un prestataire à 38 € HT, payé 45,60 €. Pour une activité exonérée, comparez toujours les prix TVA comprise.
Agence, réseau de secrétaires ou indépendante : qui choisir ?
Selon le type de prestataire, votre travail est fait par une équipe qui se relaie, par une secrétaire attitrée ou par une indépendante :
| Type de prestataire | Qui fait le travail | Ce que vous y gagnez | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|---|---|
| Agence avec une équipe de téléopératrices | Plusieurs personnes, à tour de rôle |
| Le traitement des tâches administratives, souvent secondaire derrière le téléphone |
| Réseau de secrétaires | Une secrétaire attitrée, choisie par le réseau |
| Le nom et l’expérience de la secrétaire avant de signer |
| Secrétaire indépendante en direct | Une seule personne, votre interlocutrice |
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Si l’essentiel de votre besoin est le téléphone, une permanence téléphonique ou une agence payée à l’appel suffit.
Dès que l’administratif dépasse 3 h par semaine, soit environ 13 h par mois, prenez une secrétaire attitrée, en réseau ou en direct : elle apprend vos dossiers et va plus vite au fil des semaines.
Avec 7 h par semaine, l’entreprise de nettoyage est dans ce cas. L’article sur le prestataire freelance détaille comment vérifier l’entreprise d’une secrétaire indépendante et comparer les devis.
Le risque de salariat déguisé avec une secrétaire indépendante
Une secrétaire indépendante qui travaille pour vous plusieurs heures par semaine, sur de longs mois, peut finir par ressembler à une salariée.
Le juge regarde alors s’il existe un lien de subordination. Bpifrance Création en cite les signes : des consignes précises sur la façon de travailler, un contrôle de l’exécution, des horaires imposés, la possibilité de sanctionner.
Si le contrat est requalifié, l’entreprise cliente peut devoir payer des rappels de salaires et des indemnités de rupture, et l’Urssaf peut lui réclamer les cotisations, avec un risque pénal pour travail dissimulé. Le risque monte quand vous êtes son seul client.
Bpifrance Création cite aussi la facturation au temps passé et l’usage du matériel fourni par le client. La facturation au temps passé est courante en secrétariat externalisé : elle pèse quand elle s’ajoute aux autres signes, avec une indépendante qui ne travaille que pour vous.
Le second point s’évite en la laissant travailler sur son propre ordinateur.
Pour éviter la requalification avec une indépendante en direct, laissez-la choisir ses horaires, vérifiez qu’elle a d’autres clients et formulez vos consignes en résultats et en délais (« les factures du mois envoyées avant le 5 »). Un prix par tâche ou au forfait limite aussi le risque lié à la facturation à l’heure.
Avec un réseau ou une agence, ce risque est bien plus faible : vous n’êtes pas l’employeur de la secrétaire, et le contrat se signe avec l’entreprise prestataire qui l’emploie ou la coordonne. La fiche de délégation présentée plus bas s’utilise alors telle quelle.
Que demander avant de signer avec un secrétariat externalisé ?
Posez ces questions par écrit, et gardez les réponses avec le devis :
- Quelle secrétaire fera le travail, et qui la remplace pendant ses absences ? Une secrétaire qui change chaque mois doit réapprendre vos dossiers à chaque fois.
- Comment le temps est-il compté ? Demandez l’arrondi appliqué (au quart d’heure, à l’heure entamée) et le minimum facturé par mois.
- La mise en route est-elle facturée ? Les premières heures servent à découvrir vos outils et vos consignes. Faites préciser dans le devis si elles sont facturées.
- Sous quel délai une tâche est-elle traitée ? Une facture envoyée 10 jours après la fin du chantier retarde d’autant votre paiement.
- Comment la secrétaire accédera-t-elle à vos outils ? Créez-lui son propre accès à votre logiciel de facturation et à votre messagerie, plutôt que de partager vos mots de passe : vous le coupez le jour où la collaboration s’arrête.
- Qui protège les données de vos clients ? La secrétaire traite des noms, des adresses et des montants : la FAQ en fin d’article détaille le contrat à signer.
- Quels sont l’engagement et le préavis ? Avec une formule résiliable chaque mois, vous arrêtez si le premier mois ne vous convient pas.
- Quel relevé des heures recevez-vous chaque mois ? Demandez la liste des tâches faites et le temps passé sur chacune, pour comparer avec votre relevé de départ.
La fiche de délégation à remplir avant le premier jour
La qualité du travail dépend surtout des consignes que vous donnez au départ. Une fiche par tâche suffit. Voici celle de l’entreprise de nettoyage pour les factures et les relances de paiement :
| Rubrique | Exemple pour l’entreprise de nettoyage |
|---|---|
| Tâche et fréquence | Émettre les factures des contrats d’entretien le dernier jour ouvré du mois, celles des interventions ponctuelles chaque vendredi |
| Source des informations | Le tableau rempli par les chefs d’équipe, dans le dossier partagé « Interventions » |
| Délai attendu | Factures envoyées dans les 2 jours ouvrés après la date de facturation |
| Outils et accès |
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| Ce qu’elle fait seule |
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| Ce qu’elle fait valider |
|
| Interlocuteur et compte rendu | Le dirigeant, par un point écrit chaque vendredi : factures envoyées, montants en retard, réponses des clients |
| Volume maximal | 9 h par mois pour cette tâche, au-delà prévenir avant de continuer |
Écrivez dans la fiche tout ce que la secrétaire peut faire sans vous demander : elle vous appellera moins souvent. Complétez-la au fil des semaines, à chaque question qu’elle vous pose.
Questions fréquentes sur le secrétariat externalisé
Un secrétariat externalisé peut-il relancer les factures impayées ?
Oui, un secrétariat externalisé peut relancer les factures impayées, par mail puis par téléphone, avec vos modèles et votre calendrier de relance. La mise en demeure et le recouvrement par voie judiciaire restent une décision de votre part : la secrétaire prépare le courrier, vous le signez.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Comptez quelques jours pour choisir la secrétaire, donner les accès et remplir les premières fiches de délégation. Les 2 ou 3 premières semaines, elle vous posera plus de questions : prévoyez un point court chaque jour, puis chaque semaine.
Faut-il signer un contrat sur la protection des données ?
Oui, dès que la secrétaire traite les noms, adresses et coordonnées de vos clients ou de vos prospects, elle agit comme sous-traitant au sens du règlement européen sur la protection des données.
Selon la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), le contrat doit fixer l’objet et la durée du traitement, les catégories d’informations concernées, vos instructions écrites, la sécurité et l’aide qu’elle vous apporte si un client exerce ses droits.
Beaucoup de prestataires ont un modèle prêt : demandez-le.
Peut-on n’externaliser que quelques heures par mois ?
Oui, certains prestataires acceptent quelques heures par mois : Officéo affiche par exemple un minimum de 3 h mensuelles pour son service récurrent. De quoi tester une seule tâche, comme les relances de devis (environ 4 h par mois dans l’exemple de l’entreprise de nettoyage), avant d’en confier d’autres si le travail vous convient.
Pour savoir combien d’heures confier à un secrétariat externalisé, procédez dans cet ordre :
- Noter, pendant une semaine ordinaire, chaque tâche administrative avec le temps qu’elle prend.
- Marquer celles que vous souhaitez déléguer.
- Multiplier les heures à déléguer de la semaine par 4,33 : vous obtenez les heures à prévoir par mois.
Demandez ensuite aux prestataires, par écrit, comment le temps est compté, si la mise en route est facturée et quel est le préavis. Pour tester, confiez d’abord une seule tâche, comme les relances de devis.
Pour la partie téléphone, lisez l’article sur la permanence téléphonique. Pour une secrétaire indépendante, celui sur le prestataire freelance.
À bientôt,
Nicolas Favier