Matrice d'Eisenhower : Le Tableau de Priorisation des Tâches

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps qui vous permet de prioriser votre liste de tâches.

L’objectif est de vous aider à vous organiser afin de vous concentrer sur les actions qui comptent vraiment sur le long terme pour réaliser vos objectifs.

Il permet d’éviter de gaspiller vos ressources sur des tâches non urgentes et qui n’ont que peu d’importance pour faire avancer vos projets.

Voici comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour identifier les actions sur lesquels vous devez focaliser votre temps et votre énergie.

Matrice d’Eisenhower C’est Quoi ?

La matrice d’Eisenhower permet de classer rapidement les actions de votre to-do list afin d’avoir une vision claire de ce que vous devez prioriser, planifier, déléguer ou supprimer.

Elle est également connu sous le nom de matrice urgent-important et tableau de priorisation des tâches,

La matrice d’Eisenhower est séparée en 4 quadrants :

Urgent & Important : Actions à faire en priorité
Non Urgent & Important : Actions à planifier
Urgent et Non Important : Actions à déléguer
Non Urgent et Non Important : Actions à supprimer

La matrice urgent important a été créé par Stephen Covey qui la détaille dans son livre « Les 7 Habitudes de Ceux Qui Réalisent Tout ce qu’ils Entreprennent ».

Il s’est inspiré des pensées d’une personne connue pour sa productivité, Dwight D. Eisenhower, 34ème président des États-Unis et général 5 étoiles durant la seconde guerre mondiale.

Voici entre autres 2 de ses citations sur la gestion du temps :

« Qui peut définir avec précision la différence entre le long et le court terme ! Spécialement lorsque nos affaires semblent être en crise, nous sommes presque contraint de donner notre attention sur l’urgent présent que sur l’important futur. »

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. »

L’intérêt d’utiliser la matrice d’Eiseinhower et qu’on a généralement tendance à prioriser les tâches qui sont considérées comme urgentes à celles qui n’ont d’impératifs de temps définis.

Pourtant ce ne sont pas forcément celles qui vous permettront réellement avancer sur vos projets sur le long terme.

L’objectif est donc de vous éviter de tomber dans le piège de réaliser une montagne de travail qui vous occupe mais qui n’a pas vraiment d’utilité.

Comment Utiliser ce Tableau de Priorisation des Tâches

Vous avez l’impression de passer votre temps à faire des actions qui ne font pas réellement avancer vos projets ?

Voici comment utiliser la matrice Eisenhower pour avoir une vue d’ensemble et organisée de vos tâches et identifier celle qui vous seront beaucoup plus bénéfiques sur le long terme.

Apprendre à Distinguer l’Urgent de l’Important

Il est parfois difficile de distinguer l’urgent de l’important donc voici comment Stephen Covey distingue les 2 dans son livre :

L’Urgent :

« Ce qui est urgent requiert une attention immédiate. Urgent signifie maintenant ; ces choses urgentes dictent nos actions.

Un téléphone qui sonne est une urgence. La plupart des gens sont en effet incapables de laisser sonner un téléphone. Vous pouvez passer des heures à vous préparez, vous et votre matériel, pour vous rendre à un entretien bien précis. Mais, si le téléphone sonne, il prendra généralement la priorité sur toute la préparation de cet entretien.

Lorsque vous téléphonez, peu de personnes vous répondent : « Ne raccrochez pas, je suis à vous
dans un quart d’heure ».

Et ces mêmes personnes vous laisseraient attendre au moins aussi longtemps dans leur bureau, si un coup de téléphone venait interrompre votre conversation. »

Les affaires urgentes sont, en général, visibles.

Elles nous contraignent à agir.

Elles sont souvent populaires aux yeux de notre entourage, se révèlent faciles à entreprendre, nous font parfois plaisir.

Mais elles ne possèdent très souvent qu’une importance minime.«

L’Important :

« Le caractère d’importance est, pour sa part, lié à nos résultats.

Si une action nous apparaît comme importante, c’est qu’elle contribue à concrétiser notre mission, à défendre nos valeurs et nos objectifs prioritaires.

Alors que nous réagissons spontanément aux affaires urgentes, celles d’importance exigent de nous plus d’initiative, plus de proactivité.

Nous devons agir pour saisir notre chance, pour provoquer les événements.

Si nous ne nous entraînons pas à appliquer l’habitude 2, si nous ne détenons pas une idée précise de ce qui importe réellement, des résultats que nous désirons pour notre vie, nous avons tendance à nous laisser distraire par l’urgence.«

En résumé, la différence entre l’urgent et l’important est que les tâches urgentes demandent une attention immédiate et les importantes sont celles qui vous aident à atteindre vos objectifs.

Vous noterez que la notion d’importance est subjective et que le classement d’une action dans la matrice d’Eisenhower variera en fonction des personnes.

Alors lorsque vous utiliserez ce tableau de priorisation des tâches pour votre to do list, faites le en fonction de votre propre ressenti.

Maintenant que vous savez distinguer les 2, voici comment utiliser cet outil de gestion du temps et avoir une organisation efficace.

Créer Votre Matrice d’Eisenhower

Pour créer votre tableau de priorisation des tâches, vous pouvez simplement utiliser une feuille de papier et un stylo.

Il existe également de nombreux outils d’organisation sur ordinateur ou sur mobile qui peuvent vous aider à créer votre matrice urgent important : Trello, Google Sheets, Evernote, Asana, etc.

Voici un template de matrice d’Eisenhower réalisé avec Canva que vous pouvez utiliser pour faire votre tableau et si vous préférez voici une version pdf vierge à télécharger et imprimer.

Si vous créez votre propre version, pour plus de lisibilité, n’hésitez pas à utiliser des codes couleurs différents pour chacun de vos quadrants et à limiter le nombre de tâches à 10 par catégorie.

Lister les Actions de Votre To-Do List

Avant d’utiliser la matrice, listez les différentes actions que vous faites régulièrement que cela soit à une fréquence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

Pour plus de facilité, séparez ce que vous faites pour votre vie professionnel et personnelle.

Commencez par vous remémorer une journée type et de noter TOUTES les différentes tâches que vous effectuez.

N’hésitez pas à vous aider de votre agenda pour être sûr de ne rien oublier puis ensuite prenez le temps de réfléchir aux actions que vous faites régulièrement mais à un rythme plus espacé que cela soit par semaine, mois ou année.

Ensuite, listez les actions auxquelles vous pensez souvent mais que vous procrastinez.

Une fois que vous pensez avoir terminé vos to-do lists perso et pro, ne commencez pas tout de suite à les classer, laissez-les de coté 1 jour ou 2.

Il est probable que d’autres tâches vous viennent à l’esprit, ajoutez-les à vos listes et une fois que votre cerveau sera reposé vous pourrez commencer à les ranger dans votre matrice de gestion du temps.

Classez vos To-Do List dans la Matrice d’Eisenhower

Comme pour vos to-do lists, pour plus de clarté, créez deux matrices différentes pour séparer vos tâches pros et persos.

Ensuite, pour chacune de vos tâches, attribuez une note allant de 1 à 10 en fonction du niveau d’importance.

Si vous avez mis une note de 5, demandez-vous si cette action tend plus vers le 4 ou le 6.

Ensuite classez vos tâches en fonction des notes attribuées et en fonction de l’urgence de ces actions.

Quadrant 1 : Les Tâches Urgentes & Importantes

Ce sont les tâches à faire en priorité car elles ont des dates limites de réalisation très proches et sont importantes pour vos projets.

Elles peuvent avoir un fort impact positif lorsqu’elles seront faites et à contrario avoir de conséquences négatives importantes si elles ne le sont pas.

Les actions classées dans ce cadrant de la matrice Eisenhower sont celles que vous effectuez en mode « crise » car :

Elles surviennent suite à un évènement externe à votre contrôle et n’étaient donc pas prévues.
Vous avez procrastiné jusqu’à ce que ne soit plus possible de les remettre à plus tard.

(Note : pour rappel, la notion d’importance est subjectives. Il est donc possible que selon vous certains des exemples donnés ne soient pas classés dans le bon quadrant.)

Exemples pour la vie pro :

Terminer un projet dont la date limite est demain
Effectuer le travail d’un collègue malade et dont vous avez besoin pour avancer sur le votre
Résoudre un problème urgent d’un client
Faire réparer votre ordinateur pro qui vient de tomber en panne

Exemple pour la vie perso :

Récupérer votre enfant plus tôt à l’école
Faire vos courses parce que vous n’avez plus rien à manger
Aller mettre de l’essence parce que votre réservoir est bientôt vide
Appeler les pompiers car votre maison est en train de bruler

En général, même sans outil de gestion du temps, ce sont les tâches que vous faites en priorité.

Mais lorsqu’elles ne sont pas planifiées, elles sont réalisées en mode réactif, c’est à dire que vous les subissez ce qui est mentalement et physiquement éprouvant.

Cela a pour conséquence que le travail est possiblement moins qualitatif.

Pour réduire ce problème, même si vous ne pouvez pas prévoir les tâches urgentes importantes qui ont des facteurs externes à ce que vous contrôlez, vous pouvez diminuer cette liste en étant plus proactif pour réaliser les actions du quadrant suivant.

Quadrant 2 : Les Tâches Non Urgentes & Importantes

Ce sont les tâches à planifier car même si ne pas les faire immédiatement est sans conséquences directes, ce sont des activités importantes qui peuvent réellement vous rapprocher de vos objectifs.

Dans le quadrant 2 de la matrice Eisenhower on retrouve ce que l’on a généralement tendance à remettre à plus tard pour faire ce qui est urgent alors que l’on sait qu’elles nous seront vraiment bénéfiques sur le long terme.

Exemples pour la vie pro :

Analyser et optimiser votre funnel de vente
Faire votre matrice d’Eisenhower pour mieux gérer votre temps
Prospecter pour trouver de nouveaux clients
Demander des témoignages à vos clients
Améliorer votre produit en fonction des retours que vous avez eu

Exemples pour la vie perso :

Prendre soin de vos relations sentimentales, amicales et familiales
Faire régulièrement de l’exercice physique
Vous reposer et vous détendre
Développement personnel

Les tâches de cette catégorie sont celles qui vous permettront réellement d’atteindre vos objectifs et respecter vos valeurs.

Vous devez donc impérativement prévoir dans votre agenda un temps conséquent pour les réaliser.

Cela vous permettra également d’anticiper et d’éviter qu’à force de procrastiner vous deviez replacer certaines d’entre elles dans le 1er quadrant et devoir les faire dans l’urgence ou pire que vous ne parveniez jamais à réaliser les projets qui sont importants pour vous.

Quadrant 3 : Les Tâches Urgentes et Non Importantes

Ce sont les tâches à déléguer ou automatiser car généralement elles ne nécessitent pas votre expertise.

La plupart du temps elles ont un caractère urgent selon les critères de votre environnement et non les vôtres.

Travailler sur ces actions ne vous permettra pas de faire avancer vos projets.

Exemples vie pro :

Relire un article de blog
Participer à une réunion sans objectif précis
Mettre en place une nouvelle idée loufoque de votre supérieur

Exemple vie perso :

Payer l’assurance de votre voiture dès que vous la recevez
Préparer vos repas
Poster une lettre
Faire le ménage

Concernant ces tâches du quadrant 3, n’hésitez pas à dire non, déléguer à votre équipe, faire appel à un prestataire pour qu’ils réalisent ces tâches ou bien à mettre en place des outils numériques pour les automatiser.

Vous organiser afin de ne pas vous en occuper vous permettra de vous libérer du temps et de l’énergie que vous pourrez utiliser pour vous concentrer sur les quadrants 1 et 2.

Quadrant 4 : Les Tâches Non Urgentes et Non Importantes

Ici, mettez toutes les tâches qui n’ont aucun impact sur vos projets et les réaliser serait donc un gaspillage de vos ressources.

Vous constaterez que ce sont la plupart des actions de ce quadrant sont des distractions faites pour le plaisir ou procrastiner et non pour avancer sur vos projets.

Exemples vie pro :

Ragoter avec vos collègues
Vous former sans objectif
Lire et répondre à des emails de prospection

Exemples vie perso :

Traîner sur les réseaux sociaux
Regarder des films/séries sur Netflix
Répondre à des sondages téléphoniques

Les tâches du quadrant 4 de la matrice Eisenhower sont celles que vous pouvez « supprimer ».

Bien évidemment, il est important de prendre le temps de vous détendre et de vous reposer mais lorsque vous le faites le consciemment pour que cette tâche fasse partie du quadrant 2.

Pour conclure, voici comme exemple, le tableau de gestion du temps extrait du livre de Stephen Covey :