Par Nicolas Favier · Publié le
Pour obtenir un échange avec un client ou un partenaire potentiel, solliciter un rendez-vous par mail lui laisse le temps de vous lire et de choisir un moment.
Dans cet article, vous allez voir quoi écrire, quel objet choisir, s’il vaut mieux proposer des créneaux ou un lien d’agenda, 6 modèles, ce que permet la loi, comment relancer puis confirmer le rendez-vous.
Comment solliciter un rendez-vous par mail ?
Pour solliciter un rendez-vous par mail, écrivez un objet qui nomme le motif, dites qui vous êtes, pourquoi vous contactez cette personne et ce qu’elle gagne à l’échange, annoncez la durée, puis proposez 2 ou 3 créneaux précis. Terminez par une seule question, à laquelle on répond par un horaire.
Ce que doit contenir une demande de rendez-vous par mail
Écrivez ces 6 éléments dans cet ordre, en 1 ou 2 phrases chacun.
1. Un objet qui nomme le motif
Le destinataire lit l’objet, puis décide d’ouvrir. L’objet dit donc de quoi vous voulez parler, avec les mots que le destinataire emploie lui-même pour son activité. La section sur l’objet, juste après cette liste, donne un objet type pour chaque situation.
2. Votre présentation et la raison de votre message
Une phrase suffit pour vous présenter : votre nom, votre entreprise et ce qu’elle fait. La phrase suivante dit pourquoi vous écrivez à cette personne en particulier, avec un fait que vous avez vu chez elle : un recrutement, un déménagement, une intervention à un salon, un client commun.
Un détail propre au destinataire fait monter le taux de réponse.
Dans son rapport 2026 sur les e-mails de prospection, qui porte sur 31 millions d’e-mails envoyés en 2025 par les utilisateurs de son outil, sans distinction de pays, l’éditeur Hunter mesure 5,6 % de réponses quand le texte contient 2 éléments propres au destinataire, contre 3,6 % sans aucun.
Le même rapport mesure 6,2 % de réponses quand un envoi compte 21 à 50 destinataires, chacun recevant son propre mail, contre 2,4 % à partir de 500. Un petit envoi vous laisse le temps de trouver ce détail pour chacune.
3. Le bénéfice du rendez-vous pour le destinataire
Le destinataire accepte un rendez-vous quand il voit ce qu’il en retire : un chiffrage, un avis sur un problème connu, une solution que d’autres entreprises comme la sienne utilisent déjà. Écrivez ce qu’il aura entre les mains à la fin de l’échange, par exemple un chiffrage indicatif.
4. La durée et la forme de l’échange
Annoncez une durée et un format : 20 minutes au téléphone, 30 minutes en visioconférence, 1 heure dans ses locaux. Sans durée annoncée, une personne qui ne vous connaît pas hésite à bloquer ce temps dans son agenda.
5. 2 ou 3 créneaux précis
Proposez des jours différents, un matin et un après-midi, sur les 2 semaines qui viennent. Le destinataire choisit tout de suite, et vous évitez 3 ou 4 allers-retours pour trouver une date. Dans certains cas, une page de réservation en ligne fait mieux (voir plus bas).
6. Une seule question pour finir
Fermez par une question qui appelle un horaire : « Lequel de ces créneaux vous convient ? ». Évitez « N’hésitez pas à revenir vers moi », qui laisse au destinataire tout le travail de la réponse.
Une fois les 6 éléments écrits, vérifiez la longueur du mail. Le rapport de Hunter trouve des taux de réponse parmi les plus élevés pour des mails de 61 à 80 mots, et aussi de 181 à 200 mots.
Visez 60 à 100 mots pour une demande de rendez-vous, autour de la tranche courte. Un mail de 200 mots se lit mal sur un téléphone, alors que cette longueur loge déjà les 6 éléments.
Quel objet pour une demande de rendez-vous ?
Hunter observe le meilleur taux de réponse moyen avec des objets de 5 à 6 mots. Exemples par situation :
| Situation | Objet |
|---|---|
| Prospect qui ne vous connaît pas | « Nettoyage de vos nouveaux bureaux » |
| Personne rencontrée à un salon | « Notre échange au salon [nom] » |
| Prospect qui vous a demandé un devis | « Votre demande de devis du [date] » |
| Client actuel | « Bilan annuel de votre maintenance » |
| Partenaire qui peut vous recommander | « Vos clients qui recrutent un commercial » |
| Banquier | « Financement d’un nouvel équipement » |
3 objets reviennent souvent et donnent peu de raisons d’ouvrir :
- « Demande de rendez-vous » seul dit ce que vous voulez, sans dire pourquoi le destinataire devrait l’accepter.
- « Urgent » est rarement vrai pour la personne qui le reçoit, et venant d’un inconnu, il met plutôt sur la défensive.
- « Petite question » cache le motif, et le destinataire découvre en ouvrant qu’on lui demande une heure de son temps.
Créneaux précis ou lien d’agenda : lequel choisir ?
Un lien d’agenda renvoie vers une page de réservation en ligne, où le destinataire choisit lui-même un horaire parmi vos disponibilités. Avec des créneaux écrits dans le mail, le destinataire choisit sans quitter le message.
Le choix entre créneaux et lien d’agenda dépend de qui a souhaité le rendez-vous, vous ou le destinataire.
| Situation | À proposer | Pourquoi |
|---|---|---|
| Premier mail à un prospect qui ne vous connaît pas | 2 ou 3 créneaux dans le texte | Il n’a rien sollicité, et une page de réservation lui impose un effort de plus pour une personne qu’il ne connaît pas. |
| Prospect qui vous a demandé un devis ou une information | Lien d’agenda, avec un créneau proposé | Il attend votre retour et réserve aussitôt, sans échange de mails pour fixer la date. |
| Client actuel | Lien d’agenda ou créneaux, selon ses habitudes | Il vous connaît, et il réserve déjà par votre lien ou préfère que vous lui proposiez des créneaux. |
| Relance | Une proposition plus légère, comme une fourchette de prix par mail, et le lien en option | Il peut accepter la fourchette de prix d’un mot, ou réserver un appel avec le lien s’il le préfère. |
Bloquez dans votre agenda les créneaux que vous proposez, tant que la personne n’a pas répondu. Sans cela, vous risquez de donner le même horaire à 2 personnes. Libérez-les au bout de quelques jours sans réponse.
Modèles de mail pour demander un rendez-vous
Les 6 modèles suivants reprennent les éléments vus plus haut. Remplissez chaque crochet. Ceux qui portent sur le destinataire comptent le plus, car le détail personnel donne envie de lire la suite.
Mail à un prospect qui ne vous connaît pas
Prenons une entreprise de nettoyage de bureaux. Elle écrit à la responsable des services généraux d’une société qui déménage. Les 2 dernières phrases du mail répondent à des règles légales, détaillées plus bas.
« Objet : Nettoyage de vos nouveaux bureaux »
« Bonjour Madame [Nom],
J’ai vu que [entreprise] s’installe dans de nouveaux bureaux le mois prochain. Je dirige [votre entreprise], qui assure le nettoyage de bureaux de 300 à 2 000 m² pour des entreprises de services.
Je vous propose 20 minutes au téléphone pour connaître vos horaires, la surface à entretenir et vos contraintes d’accès. À la fin de l’appel, vous aurez un chiffrage indicatif, sans engagement. Seriez-vous disponible mardi à 10 h ou jeudi à 14 h ?
J’ai trouvé votre adresse sur [source]. Si le sujet ne vous concerne pas, répondez-moi « non » et je ne vous écrirai plus.
[Signature] »
Si vous envoyez ce mail à plusieurs dizaines de personnes, l’article sur le cold emailing (la prospection par mail à froid) explique comment configurer votre adresse mail pour que vos mails n’arrivent pas en indésirables.
Mail à une personne rencontrée sur un salon
« Objet : Notre échange au salon [nom] »
« Bonjour Monsieur [Nom],
Nous avons parlé de [sujet] jeudi, sur votre stand. Vous m’aviez dit que [problème évoqué].
Je vous propose 30 minutes en visioconférence pour vous montrer comment nous avons réglé ce point chez [type d’entreprise comparable]. Seriez-vous disponible mardi à 10 h ou mercredi à 15 h ?
[Signature] »
Mail à un prospect qui vous a demandé un devis
Avant de proposer un rendez-vous, vérifiez que la demande de devis correspond à ce que vous vendez : l’article sur les prospects qualifiés donne les critères à regarder.
« Objet : Votre demande de devis du [date] »
« Bonjour [Prénom],
Merci pour votre demande de devis pour [objet]. Pour vous donner un prix juste, j’ai besoin de connaître [surface, délai, accès au chantier].
Le plus rapide est un appel de 15 minutes, et vous pouvez choisir l’horaire qui vous arrange ici : [lien]. Si vous préférez, je vous appelle demain à 9 h 30.
[Signature] »
Mail à un client actuel
« Objet : Bilan annuel de votre maintenance »
« Bonjour [Prénom],
Votre contrat de maintenance arrive à échéance le [date]. Je vous propose 30 minutes pour faire le bilan de l’année, interventions et délais compris, et voir ce qui doit changer pour la suivante.
Je suis disponible le [date] à [heure] ou le [date] à [heure]. Vous pouvez aussi choisir un autre moment ici : [lien].
[Signature] »
Mail à un partenaire qui peut vous recommander
Un expert-comptable, un architecte ou un fournisseur voit passer des clients qui ont besoin de vous. Proposez-lui de parler de ses clients avant de présenter votre entreprise. Dans ce modèle, un cabinet de recrutement écrit à une experte-comptable, avec qui il a un client en commun.
« Objet : Vos clients qui recrutent un commercial »
« Bonjour Madame [Nom],
[Nom du dirigeant], que nous accompagnons chacun de notre côté, m’a conseillé de vous écrire. Je dirige [entreprise], un cabinet qui recrute des commerciaux pour des PME.
Je vous propose 30 minutes à votre cabinet pour comprendre à quel moment vos clients vous parlent de recrutement, et vous présenter notre façon de travailler. Seriez-vous disponible le [date] à [heure] ou le [date] à [heure] ?
[Signature] »
Lettre de demande de rendez-vous à votre banquier
Avec un banquier ou un financeur, le ton est plus formel et vous joignez les documents qu’il vous demandera de toute façon. Cette lettre de demande de rendez-vous s’envoie par mail comme par courrier.
« Objet : Financement d’un nouvel équipement »
« Madame [Nom],
Je dirige [entreprise], cliente de votre agence depuis [année]. Nous prévoyons d’acheter [équipement] pour environ [montant], afin de [raison du projet].
Je souhaiterais vous rencontrer pour vous présenter ce projet et étudier avec vous les solutions de financement possibles. L’échange prendrait environ 45 minutes, à votre agence ou en visioconférence.
Je vous propose le [date] à [heure] ou le [date] à [heure]. Vous trouverez ci-joint nos 2 derniers bilans ainsi que le prévisionnel détaillé du projet.
Je vous prie d’agréer, Madame, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature] »
Écrire à un prospect qui ne vous connaît pas : ce que la loi permet
Entre professionnels, vous pouvez écrire à une adresse professionnelle sans accord préalable, à 3 conditions. La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) les donne dans sa fiche sur les communications par voie électronique, datée du 10 juin 2026 :
- Le message est en lien avec le métier de la personne. Proposer du nettoyage de bureaux à une responsable des services généraux entre dans ce cadre, l’envoyer au comptable de la même entreprise, non.
- Le destinataire sait d’où viennent ses coordonnées et pourquoi vous lui écrivez.
- La personne peut refuser vos prochains messages sans difficulté, par exemple en vous répondant « non ».
Dans un mail, les 2 dernières conditions tiennent souvent en 2 phrases, comme dans le premier modèle.
Si vous devinez une adresse sur le modèle prénom.nom@entreprise, une seconde fiche de la CNIL, sur la reconstitution d’adresses électroniques professionnelles, publiée le 16 octobre 2026, fixe les règles.
Reconstituer une adresse reste possible au cas par cas, quand votre intérêt commercial le justifie sans gêner la personne (ce que la loi appelle « l’intérêt légitime »). La CNIL précise que vous ne pouvez pas le faire par défaut pour tout un fichier, et qu’il faut juger chaque cas.
Pour la CNIL, l’absence d’une personne sur internet (aucun profil public, rien sur le site de son entreprise) est un indice fort qu’elle ne s’attend pas à recevoir votre mail.
Une personne visible en ligne qui a choisi de cacher son adresse mail ne s’attend a priori pas non plus à recevoir votre mail. Dans ces 2 cas, évitez de deviner leur adresse.
La CNIL demande aussi de supprimer une adresse reconstituée si vous ne l’utilisez pas dans un délai raisonnable, et de retirer tout de suite une personne qui refuse. Si vous ne pouvez pas tenir ces engagements, la reconstitution n’est pas permise sans l’accord de la personne.
Les règles du téléphone et des autres canaux sont dans l’article sur la prospection commerciale.
Comment relancer une demande de rendez-vous sans réponse ?
Selon le rapport de Hunter, passer d’un mail seul à 3 messages au total fait monter le taux de réponse de 3,3 % à 6,8 %, et au-delà, chaque relance de plus fait baisser le taux moyen. Prévoyez donc la demande de rendez-vous et 2 relances au plus.
Laissez environ une semaine entre chaque message, et répondez dans le même fil pour que le destinataire retrouve votre première demande de rendez-vous. Faites chaque relance plus courte que le mail d’origine, et demandez moins, par exemple l’envoi d’une fourchette de prix par mail au lieu d’un appel.
« Bonjour Madame [Nom],
Je reviens vers vous au sujet de [motif]. Si 20 minutes au téléphone vous semblent trop pour l’instant, je peux vous envoyer par mail une fourchette de prix pour [une surface comparable]. Si vous préférez un appel, vous pouvez choisir un moment ici : [lien]. »
Dans la dernière relance, dites poliment que vous arrêtez, car c’est parfois ce mail-là qui obtient une réponse :
« Bonjour Madame [Nom],
Sans nouvelles de votre part, je comprends que le sujet n’est pas d’actualité et je ne vous relancerai plus. Si la question revient [à l’approche de votre déménagement], il vous suffit de répondre à ce mail. »
D’autres formulations, selon que vous relancez une demande de rendez-vous, un devis ou une facture, sont dans l’article sur le mail de relance. Pour remplacer la formule « je me permets de vous relancer », lisez l’article qui lui est consacré.
Si vos relances restent sans réponse, regardez qui vous essayez de joindre.
Une demande de rendez-vous par mail obtient peu de réponses auprès des personnes qui lisent peu leurs mails en journée, comme un chef de chantier ou un gérant de magasin. Avec elles, un appel obtient souvent une réponse plus vite, et l’article sur le phoning dit qui vous pouvez appeler et quoi dire.
Après le oui : confirmer pour que le rendez-vous ait lieu
Envoyez une invitation d’agenda le jour même. Elle reprend la date, l’heure, la durée, l’adresse ou le lien de visioconférence, votre numéro de téléphone et les 2 ou 3 points que vous verrez ensemble. Accompagnez-la d’un court mail :
« Objet : Confirmation de notre rendez-vous du [date] à [heure] »
« Bonjour Madame [Nom],
Merci pour votre réponse, je vous confirme notre appel de 20 minutes le [date] à [heure], je vous appellerai au [numéro du destinataire]. Nous verrons vos horaires, la surface à entretenir et vos contraintes d’accès. En cas d’imprévu, vous pouvez choisir un autre horaire ici : [lien]. »
La veille, envoyez 2 lignes avec l’heure et votre numéro, pour qu’un destinataire empêché pense à prévenir.
Questions fréquentes
Comment demander un rendez-vous poliment par mail ?
Pour demander un rendez-vous poliment par mail, employez le conditionnel ou une proposition : « Seriez-vous disponible… », « Je vous propose… ». Gardez « Je vous prie d’agréer… » pour une lettre formelle, comme celle au banquier, et terminez les autres mails par « Bien cordialement » ou « Belle journée ».
Faut-il joindre une plaquette à une demande de rendez-vous ?
Non, une plaquette n’a pas sa place dans un premier mail à un prospect qui ne vous connaît pas. Une pièce jointe envoyée par un inconnu peut inquiéter et risque de rester fermée. Gardez-la pour après le rendez-vous, ou joignez seulement les documents que le destinataire attend, comme les bilans pour un banquier.
Quel jour envoyer une demande de rendez-vous ?
Aucun jour d’envoi ne fait la différence de façon sûre.
Dans son rapport 2025, fondé sur 11 millions d’e-mails envoyés en 2024 et un sondage auprès de 217 décideurs, sans répartition par pays, Hunter conclut que les personnes interrogées ne tiennent compte ni du jour ni de l’heure d’arrivée d’un mail.
Envoyez votre demande de rendez-vous à un moment où vous pourrez répondre dans l’heure si la personne vous répond.
Que faire si le destinataire vous renvoie vers un collègue ?
Si le destinataire vous renvoie vers un collègue, remerciez-le, puis écrivez à la personne indiquée en nommant celle qui vous a orienté : « [Prénom] m’a conseillé de vous écrire au sujet de [motif] ». Reprenez ensuite la même structure, avec un motif adapté à son poste.
Avant d’envoyer, relisez votre mail à la place du destinataire et cherchez la phrase qui dit ce qu’il gagne au rendez-vous.
Si cette phrase est absente ou parle surtout de votre entreprise, ce qui arrive souvent, écrivez-la à partir du fait que vous avez vu chez lui : son projet, son problème, sa question au salon.
Pour la suite d’une demande de rendez-vous restée sans réponse, lisez l’article sur le mail de relance.
À bientôt,
Nicolas Favier